Conferencia de Gestión de Alquileres Vacacionales: Cómo diseñar un modelo de negocio Lean para alquileres vacacionales con Filipa Leitão de Aguiar

Este artículo forma parte de nuestra serie de conferencias de gestión de alquileres vacacionales Rental Scale-Up. Este es un extracto de nuestra conferencia de abril de 2020: “Saca tu negocio adelante durante la crisis del COVID-19 descubriendo cómo los gestores de propiedades locales resisten la epidemia global de coronavirus”.

Conferencia de Gestión de Alquileres Vacacionales: Filipa Leitão de Aguiar, de Rent4Rest

Filipa gestiona propiedades en Portugal. Es una persona ocupada, tanto en su vida personal como profesional, por lo que debe estar bien organizada. El pasado noviembre, renovó por completo su negocio. Por ejemplo, examinó detenidamente sus gastos y creó un sistema para priorizarlos. Esto le resultó muy útil durante la crisis, ya que sabía exactamente qué gastos podía recortar primero en un periodo de bajos ingresos. Compartirá cómo lo hizo, qué herramientas y servicios dejó de usar, cómo está apostando por estancias más largas y por qué cree que sus alquileres junto al mar superarán a sus apartamentos en el corazón de Lisboa.

Conferencia de Gestión de Alquileres Vacacionales: Video de la Conferencia 2020 de Gestores Locales de Propiedades

• Filipa fundó Rent4Rest hace 10 años y gestiona 16 propiedades, a las que pronto añadirá algunas más en Portugal.
• Portugal no fue tan afectado por el coronavirus porque pudieron observar lo que ocurría en España e Italia y actuar rápida y tempranamente.
• Los apartamentos y hoteles pueden permanecer abiertos si así lo desean. Filipa está viendo demanda en sus apartamentos frente al mar. Tiene una huésped de Canadá que decidió no regresar y otros huéspedes que están en proceso de mudarse dentro de Portugal. En Lisboa nota demanda por sus propiedades por parte de personas que se están divorciando y necesitan espacio extra.
• Durante la temporada baja del año pasado, Filipa elaboró un plan financiero e hizo un inventario de todas sus fuentes de ingresos y gastos. Indicó el nivel de urgencia e importancia de cada uno. Luego, decidió cuáles eliminar. Por ejemplo, se dio cuenta de que no necesitaba seguir pagando tanto Dropbox como Google Drive. También invirtió en una nueva web, diseño de marca y sistema de gestión de propiedades.
  • Este proceso le llevó desde noviembre hasta febrero, incluyendo la migración de su PMS.
• A comienzos de este año, Filipa sabía exactamente cuáles eran sus gastos mensuales y cuáles podía eliminar si era necesario. 
• Ha pausado por ahora sus suscripciones a herramientas de precios dinámicos porque ha cambiado su estructura de tarifas y disponibilidad para centrarse en estancias más largas (semanales y mensuales). Planea reactivarlas en el futuro, pero así ahorra dinero temporalmente.
• Filipa también está programando tres noches vacías entre reservas, lo que hace que el equipo de limpieza se sienta más cómodo.
• Retrasó el envío de algunas sábanas nuevas y canceló un pedido de nuevos monitores de ruido, también para ahorrar algo de dinero.
• Publica sus propiedades en varios canales, por lo que aprovechó para asegurarse de que los cambios de precios y disponibilidad fluyen correctamente.
• Normalmente ofrece registro presencial, pero en este momento pregunta a los huéspedes si prefieren check-in presencial o recibir toda la información online.
• Filipa prevé una temporada de verano algo lenta, pero cree que seguirá habiendo demanda para sus propiedades de playa, en particular para quienes viajan en coche desde España.
• Cuando el tráfico aéreo vuelva a la normalidad, espera que la gente aproveche los vuelos baratos para visitar Lisboa después del verano.

Conferencia de Gestión de Alquileres Vacacionales: Conversación completa entre Filipa Leitão de Aguiar y Thibault Masson

Thibault:

Queridos miembros de Rental Scale-Up. Ahora estoy acompañado por Filipa Leitão de Aguiar. Eh, creo que estás en Lisboa ahora mismo y eres la fundadora creativa de una empresa de gestión de propiedades llamada Rent4Rest. Um, tienes 16 propiedades. Así que hablaremos contigo sobre tu negocio: primero, por supuesto, sobre la situación en tu país. Cómo va todo en lo personal y también para el mercado. Y también trataremos algo muy interesante que has compartido conmigo, que es cómo ya en noviembre pasado cambiaste muchas cosas en la forma en que funcionaba tu negocio, los ingresos, los costes, incluso los sistemas, y cómo algunos de esos cambios que implementaste te ayudaron a actuar más rápido en esta crisis actual. También hablaremos de algunas acciones que has tomado respecto a los costes, al cambio hacia estancias largas y a la adaptación del servicio. Todo esto es lo que has estado haciendo recientemente para adaptarte a la crisis, lo que podría ser muy interesante para otros gestores de propiedades o incluso propietarios de alquileres vacacionales que nos escuchan. Pero primero, permíteme darte la bienvenida y agradecerte por tu tiempo hoy.

Filipa:

Hmm. Gracias. Es un honor.

Thibault:

Un placer tenerte. Empecemos. ¿Puedes contarnos un poco más sobre ti y la empresa?

Filipa:

Fundé la empresa hace 10 años. Este es nuestro décimo aniversario, así que, eh, pensé que sería un año de cambios, pero no este tipo de cambio. Bien. Y gestiono 16 propiedades. Principalmente están en la ciudad de Lisboa, pero tengo algunas propiedades en zonas de playa como Estoril y Setúbal. Y voy a añadir algunas propiedades en el norte de Portugal. Pero esas propiedades son gestionadas por los propietarios y yo sólo las comercializaré. Ese es el plan.

Thibault:

Sí. Tú eres gestora de propiedades con una mezcla, eso está bien. ¿Puedes hablarnos de la situación en Portugal? Creo que, comparada con otros países del sur de Europa como Italia, Francia, España, Portugal ha tenido, digamos, suerte en este caso con el virus, y no hay tantas personas afectadas, pero aún así hay impacto en el mercado.

Filipa:

Sí, hay un gran impacto en el mercado, pero no fuimos los primeros golpeados como Italia. Así que aprendimos de los otros países. Y cerramos todo antes cuando aún había pocos casos. Y creo que esto nos dio una mejor situación actual. Así que cerramos primero los restaurantes, los eventos; todos los eventos fueron cancelados y luego hubo un confinamiento general por parte del gobierno. Y aún seguimos en confinamiento gubernamental.

Thibault:

¿Hay demanda ahora mismo? Porque he hablado en otros vídeos, en caso de viajeros varados en Budapest o nómadas digitales que solo están esperando que pase la tormenta allí. ¿Cómo está la demanda en este momento? Porque creo que los apartamentos, por ejemplo, no están cerrados, ¿verdad? En teoría podrías recibir reservas.

Filipa:

Sí. En Portugal los apartamentos y los hoteles pueden estar abiertos si quieren. Tengo demanda para los apartamentos frente a la playa. Tengo una mujer canadiense y su hija que decidieron quedarse; estaban aquí y prefirieron quedarse. No quisieron regresar a su país y se alojarán en uno de los apartamentos. En otros, tengo personas que se están mudando dentro de Portugal porque trabajan aquí y siguen moviéndose de un lugar a otro. Mi estancia mínima ahora es de siete noches, pero se quedan quince. Solo en los apartamentos frente al mar porque tienen vistas al océano y la gente se siente cómoda allí. Luego, en Lisboa, la demanda que tengo es de parejas que se divorcian, generalmente maridos que quieren salir de casa, y buscan un lugar donde alojarse tras dejar su vivienda. Así que esa es la única demanda que tengo en Lisboa actualmente.

Thibault:

Comentábamos en broma que después del confinamiento habrá demanda en ciertas áreas. Y también hay demanda de personas que tienen hijos en casa y necesitan trabajar, así que en algunos sitios están alquilando un apartamento solo como espacio para trabajar. Son casos interesantes como consecuencia del encierro. Volvamos a la idea del gestor de propiedades con un plan porque el pasado noviembre ya hiciste muchos cambios en tu negocio y crees que eso te permitió estar más preparada para adaptarte a esto.

Filipa:

Precios actuales. ¿Puedes compartir algunos cambios y el porqué? Sí. Desde el principio tenía un plan financiero, pero cuando creces y la demanda es alta, no le prestaba suficiente atención porque todo iba bien. Luego, el año pasado, después de escuchar varios podcasts y conferencias sobre rentabilidad, vi que debía estar más pendiente de todo. Cuando comenzó la temporada baja en noviembre, revisé mi plan financiero y todas las fuentes de ingresos y costes y los marqué según urgencia e importancia: urgente, importante, no urgente, no importante. Empecé a recortar y los marqué por colores. Verde para los de mantener, naranja para importantes-no urgentes y rojo para los que eran suscripciones o gastos que no tenían ya sentido porque pagaba por dos cosas a la vez, como Dropbox y Google Drive o un monitor de ruido en un apartamento donde no era necesario. Así que empecé a cortarlos todos y también a renegociar comisiones de tarjetas de crédito, ver si tenía un mejor precio en la TV o el wifi, revisar todas las facturas, asegurarme de que la compañía de agua facturaba lo correcto… Reaccioné revisando todos los gastos y categorizándolos.

Filipa:

Luego decidí que, después de 10 años, mi logo necesitaba una actualización y mi web también. Tenía un software de gestión de propiedades, pero me daba problemas y subió de precio. Así que quería automatizar más, usar más tecnología y tener todo en un sitio. En Portugal el sistema de impuestos es complicado y perdía mucho tiempo con la facturación a huéspedes y propietarios, buscando valores y comprobando si todo era correcto; era un trabajo tonto que me quitaba mucho tiempo. Así que decidí automatizar, renovar el logo y hacer una inversión en un nuevo PMS, web y diseño de marca.

Thibault:

¿Cuánto tiempo crees que te llevó? Me gustó cómo priorizaste con colores. ¿Y el tiempo para actualizar el logo y demás?

Filipa:

Empecé en noviembre y terminé a mediados de febrero. Así que fue bastante tiempo, migrar un PMS no es fácil.

Thibault:

Y si miras atrás, ¿por qué crees que te ayudó a enfrentar mejor la situación actual?

Filipa:

Porque ya tenía medio trabajo hecho: todos los gastos listados, todos los colores, así que ya sabía cuántos fondos necesitaba para el próximo mes o sin ingresos. Y esto me ahorró tiempo en las primeras semanas. Como todos, estaba abrumada, había mucho que gestionar, y desde el primer día pude mirar de nuevo mi plan financiero y recortar todos los ítems naranjas y volver a validar la hoja de cálculo.

Thibault:

Eso es muy interesante. Es decir, ya habías optimizado el negocio pero seguía habiendo cosas que tuviste que recortar, como explicas, esos ítems naranjas. Para la gente que necesite ideas, ¿puedes dar ejemplos de gastos que has recortado porque ahora no tienen sentido, y otros que solo has pausado?

Filipa:

De acuerdo. El pricing dinámico lo uso desde hace dos años, pero ahora lo pausé. No para siempre, solo de forma temporal porque cambié la estructura de precios de los apartamentos: estancias de siete noches o mensuales hasta finales de junio, y luego más simple, de tres o cuatro noches. En Lisboa tendré que seguir con estancias mínimas de siete noches, incluso en junio, julio y agosto.

Thibault:

¿Y estos son los mínimos de estancia, ahora mismo siete noches, verdad?

Filipa:

Sí, por ahora. Antes eran tres o incluso dos noches (con PriceLabs). Pero ahora no tiene sentido por el tema de la limpieza, que es aún más importante ahora. No puedo tener un huésped saliendo en la mañana y otro entrando ese mismo día. Ahora tengo tres noches mínimas vacías entre huéspedes, así que el apartamento permanece vacío ese tiempo.

Thibault:

¿Es una regla que has implementado para la limpieza? Tres noches vacías, guau.

Filipa:

No tenemos tanta demanda y así el equipo de limpieza se siente más cómodo, yo también. Así que aplicamos estas tres noches vacías entre estancias, por ahora. Necesitábamos estancias más largas y también hemos subido la tarifa de limpieza porque el coste es mayor: más tiempo, más productos. Es importante que el huésped sienta que el apartamento está completamente limpio y desinfectado.

Thibault:

Claro, la seguridad hoy es fundamental, ¿no?

Filipa:

Ahora las tarifas son fijas, el pricing dinámico ahora mismo no ayuda, así que pausé ese gasto. También tenía un pedido de sábanas y toallas nuevas, solo hice el primer pago y pedí que se retrasara la entrega; la fábrica estaba cerrada igualmente. Los monitores de ruido también los pausé porque ahora no los necesito. Y otros gastos como suscripciones de tarjeta de crédito; si no prestas atención, hay suscripciones de dos euros que pueden acumularse.

Thibault:

Muy interesante. Una pregunta rápida: has hablado de estancias largas, ¿has pensado usar otras plataformas o webs para captar reservas de larga estancia?

Filipa:

Sí, publico las propiedades en varios canales, tengo un channel manager. La semana pasada revisé todos los anuncios y la paridad de precios para ver si había errores, porque al cambiar la estructura de precios, necesito asegurarme de que las webs reciben los importes correctos. Aproveché para ver qué webs nuevas podía conectar con mi channel manager, para mejorar en el futuro.

Thibault:

¿Hay webs específicas recomendables para estancias largas o depende de cada uno?

Filipa:

Me conecté con algunas que dicen ser buenas para largas estancias, pero no he recibido reservas aún. Aquí en Portugal tenemos Spotahome y tengo algunas propiedades allí. Es para estancias largas. También actualicé mis precios y políticas en estos canales.

Thibault:

Claro, el tema de las políticas es interesante porque mucha gente tiene miedo de las estancias mensuales, es un mundo diferente, especialmente en algunos países. Ya no es un huésped sino un inquilino.

Filipa:

Sí. Y tenemos un problema en Portugal porque durante esta crisis el gobierno decidió que los inquilinos podían no pagar el alquiler y no podíamos desalojarlos. Así que hay que tener esto en cuenta: si tengo un apartamento disponible y el inquilino no paga y no puedo hacer nada, también es un problema.

Thibault:

Esperemos que no ocurra. Así que como hemos dicho: adaptaste costes, las estancias, revisaste el channel manager, las políticas y los canales, y adaptaste el servicio, ¿verdad? Por ejemplo, mencionaste el tema de la tarifa. ¿Qué otras cosas has adaptado en el servicio?

Filipa:

Desde el principio siempre recibimos a los huéspedes en persona, les explicábamos la ciudad y qué hacer. Pero ahora siento que algunos huéspedes pueden no estar cómodos con esto, así que ya tenemos cerraduras electrónicas. No necesitamos invertir en eso ahora. Decidí preguntar a todos los huéspedes si quieren check-in presencial o self check-in. Pero no es solo preguntar, hay que migrar toda la información que explicaba en persona a formato online. Normalmente tengo un mapa, un libro con toda esa información. Así que para la próxima semana probablemente tendré todo esto online, estoy creando una zona para huéspedes en la web con la información, para que sea más sencillo para ellos.

Thibault:

Tú eres una persona ocupada en el trabajo y en la vida, así que supongo que intentas automatizar todo lo posible.

Filipa:

Sí, ahora la automatización es aún más importante porque, con menos reservas, no podemos tener tanto personal. Así que necesitamos automatizar cosas usando tecnología.

Thibault:

Tiene sentido usar automatización y ser cautelosos con el personal. Muchas gracias Filipa, ha sido muy interesante y realmente vemos cómo cambiaste cosas en noviembre y te preparaste mejor, no solo por haberlo pensado, sino por ejecutarlo. Has hablado del mercado, de tu adaptación y de cómo fue una mezcla de suerte y de preparación. Para terminar, ¿qué esperas en cuanto a la demanda para después del verano?

Thibault:

Sé, por ejemplo, que en el norte de Croacia esperan turistas que viajan en coche desde Alemania y Austria, y tienen menos competencia doméstica. Otros destinos dependen de los vuelos. ¿De dónde esperas la demanda cuando todo vuelva a la normalidad?

Filipa:

Ahora, para ser sincera, me alegro de tener propiedades de playa y de ciudad. Creo que tendré huéspedes en las propiedades de playa en Estoril y en Zimbra tengo una villa con piscina y vista al mar. Pueden venir huéspedes españoles en coche. No será un gran verano, pero espero algunas reservas en playa. No preveo grandes reservas en Lisboa. Hay mucha competencia, y es una ciudad; no creo que la gente quiera ir a una ciudad en verano, preferirán el campo o la playa, algo más tranquilo. Tras el verano, cuando vuelvan los vuelos, vendrán personas buscando precios más bajos.

Filipa:

Los vuelos y alojamientos serán más baratos, así que los jóvenes, que no están en zonas de riesgo, podrán empezar a viajar. Espero empezar a recibir estos huéspedes después del verano. Y en invierno o a largo plazo, algunos que huyen de sus países por diferentes motivos. En Portugal tenemos muchos golden visas; viene gente de China, Brasil (que también son portugueses) y de Rusia. En invierno prefieren estar aquí. También espero gente que huye de sus países, como africanos o portugueses que vivían allí y regresan. Tenemos suerte porque nuestra ciudad es soleada, no es como otras ciudades cerradas, con muchos edificios; aquí tenemos el río, días soleados… No es mal sitio para estar confinado.

Thibault:

Sí, como dices, puedes captar reservas tras el verano. No es como otros destinos donde el sol acaba y hay que esperar al próximo verano.

Filipa:

Sí, no espero reservas en Lisboa para verano, solo para después, estancias más largas.

Thibault:

Así que es, mitad y mitad, pero siempre optimista. Al menos hay demanda que captar. Creo que con los cambios que has hecho estarás lista para aprovecharla. Gracias de nuevo por tu tiempo y todos los consejos. Pondré bajo el vídeo los enlaces a tu web, para quien quiera contactarte o saber más, ¿cómo pueden hacerlo?

Filipa:

Normalmente uso LinkedIn para el trabajo y Facebook para la vida personal, pero también tengo correo. Mi email está en la web, al igual que el número de teléfono, así que es fácil contactarme.

Thibault:

Enlazaremos tu perfil de LinkedIn y tu web. Gracias de nuevo por tu tiempo y nos vemos pronto.

Filipa:

De acuerdo, gracias. Gracias.