En un artículo aparte,  Más reservas de alojamientos vacacionales – la mágica alerta sonora, expliqué cómo una alerta automatizada puede avisarte cuando llega una de esas importantes consultas por correo electrónico, sin tener que mirar todos los demás correos electrónicos que te distraen.

La razón para hacer esto es responder rápidamente, convertir más consultas en reservas y ganar más dinero.

Este artículo explica cómo hacerlo: cómo configurar un filtro de correo electrónico para detectar únicamente consultas especiales entrantes. También cómo hacer que el filtro envíe un SMS para activar una alerta audible en tu smartphone.

Si tienes algunas habilidades técnicas básicas, tú también puedes hacerlo. Si todo esto te resulta demasiado técnico, simplemente pásaselo a tu soporte técnico/ sobrino de 14 años, quien lo configurará en un momento.

En este ejemplo se utiliza Gmail y su práctico sistema de ‘filtros’ que puede usarse para detectar correos electrónicos especiales entrantes. Hotmail y Outlook tienen el mismo tipo de filtros y pueden hacer lo mismo.

La lógica es la siguiente:  Si hay un correo electrónico entrante que se puede identificar como una consulta, entonces reenvía una copia del correo electrónico a tu proveedor de SMS. El proveedor de SMS envía un SMS a tu smartphone, que emite un sonido y una vibración.

Por lo general, el filtro busca el nombre de tu propiedad vacacional en la línea de asunto del correo electrónico. En este ejemplo uso ‘Sea Zen’, el nombre de una de mis propiedades.

Puedes repetir esto para tantas propiedades de alquiler como desees, por tantas condiciones como decidas. Si el nombre de tu alquiler fuera “Enchanted Cottage”, pondrías Enchanted Cottage en la línea de asunto.

Aquí tienes la secuencia de capturas de pantalla para Sea Zen.

En Gmail, ve a Configuración

Luego Filtros / Nuevo Filtro

En este caso el filtro es Sea Zen en la línea de asunto, es decir, Gmail verificará cualquier correo electrónico entrante que tenga Sea Zen en la línea de asunto:

Ahora, para los correos electrónicos que cumplan esta condición, especificamos que se envíen a mi SMS:

En este caso, estoy configurando un SMS reenviando el correo electrónico a la dirección proporcionada por mi proveedor de SMS, SMSglobal.

Es mi número móvil en el formato especificado por la compañía de SMS.
En este caso: [email protected]

Aquí está el filtro final:

Luego puedes crear filtros adicionales para otras condiciones, como nombres de propiedades adicionales. También puedes añadir filtros para identificar correos que lleguen desde una dirección específica.

Proveedores de SMS

Antes de crear el filtro de Gmail, deberás registrarte con un proveedor de SMS, y configurar tu propio número de teléfono en su sistema, y te darán el formato correcto para la dirección de correo electrónico que usarás en el filtro. Normalmente, puedes aprovechar una prueba gratuita de unos 10 SMS. Todo se puede hacer en línea o llamar a su equipo de ventas, quienes te guiarán en unos minutos.

Hay muchas empresas de SMS, pero estoy satisfecho con www.SMSglobal.com. Su servicio es bueno y cada SMS cuesta unos 8 centavos. Promedio unos 10 SMS al día. Es bastante asequible y una noche de reserva extra cubre miles de SMS.

Descargo de responsabilidad: Espero que los lectores encuentren útil SMSglobal, pero no recibo ningún beneficio financiero ni de ningún otro tipo por mencionarlos.

OTROS DISPARADORES DE SMS

Muchos portales poseen un servicio de SMS que te envía un SMS cuando una consulta se recibe en su sistema. Es un buen comienzo, y mejor que nada.

Sin embargo, el método descrito arriba es mucho más poderoso, ya que te permite ser reactivo a cualquier hilo de correo de clientes, y dar la impresión de que tienes un servicio al cliente increíble, cuando en realidad solo tienes un sistema de alertas inteligente.

CONFIGURANDO LA ALERTA EN EL SMARTPHONE

Ahora que tienes SMS llegando a tu teléfono, necesitas asegurarte de que tu smartphone te dé la alerta sonora que deseas cuando llegue el SMS.

Puedes elegir que sea sutil o fuerte, con o sin vibración.

Voy a usar la alerta de SMS del iPhone IOS7 como ejemplo. (Otros smartphones diferirán en los detalles, pero los principios son similares.)

Ve a Configuración/ Centro de Notificaciones/ Mensajes

Configura las Alertas, y elige el Sonido de Alerta.

Cuando configuras el sonido de alerta, también puedes especificar qué tipo de vibración se aplicará o si no habrá vibración.
En una reunión, simplemente puedes silenciar el sonido con el interruptor externo del smartphone y quedarte solo con la vibración.

Así que si quieres tener una voz mágica (campana) llamándote cada vez que llega un correo electrónico importante, puedes hacerlo, totalmente a tu estilo.

TIPOS DE CORREOS APLICABLES

El método de filtros funciona fácilmente con Gmail, Hotmail y Outlook. Actualmente Yahoo no dispone de filtros. Hay formas de rodear esta limitación (como yPOP), pero no se cubren aquí para simplificar.

Si tienes correo electrónico desde tu propio sitio web, aún puedes configurar el mismo sistema, simplemente reenvía tus correos a una cuenta de Gmail bajo tu control y aplica el mismo método de filtros descrito arriba. (Puede que necesites que soporte técnico te ayude si no eres muy técnico.)

Como ejemplo, reenvío todos mis correos de [email protected] a mi cuenta de Gmail, y los filtros funcionan con los correos entrantes.
Funciona sin problemas.

Si tienes alguna pregunta o comentario sobre el proceso en general, deja un comentario y yo te responderé.

Publicado el 11 de marzo de 2014.