Alertas de consultas

Es bien sabido que una respuesta rápida a los clientes va a convertir más consultas por correo electrónico en reservas. Pero seamos prácticos, todos recibimos muchos correos y tenemos otras cosas que hacer además de estar pegados al ordenador todo el día.

Si eres un pequeño operador de alquiler vacacional, es probable que estés haciendo varias cosas a la vez. Puede que estés realizando una tarea crítica, pidiendo la ropa de cama, organizando la limpieza, pagando las facturas o incluso limpiando tú mismo.

Lo último que quieres es dejar lo que estás haciendo cada vez que un correo electrónico de baja prioridad llegue a tu bandeja de entrada.

Entonces, ¿cómo sería tener una voz mágica susurrándote al oído justo cuando un cliente importante necesita tu atención?

Yo uso un sistema para lograr precisamente eso.

Bueno, no es exactamente una voz susurrando, sólo es un simple timbre en mi teléfono inteligente cuando recibo una consulta o respuesta de un cliente.

¿Cómo funciona?

Sólo tengo que configurar mi sistema de correo para que envíe una alerta SMS cuando entra una consulta importante, y esto activa una campanilla en mi iPhone. Por cierto, funciona con cualquier smartphone.

También activa una vibración, así que si mi teléfono está en modo silencio y apoyado en la mesa durante una reunión, el sutil zumbido me avisa de que algo está pasando. Puedo mirar la pantalla para ver de qué se trata el correo y elegir si respondo de inmediato o más tarde cuando quiera.

Yo tengo un iPhone, pero los teléfonos Android funcionan igual de bien.

Si estoy en mi portátil y escucho el timbre, puedo decidir interrumpir lo que estoy haciendo para responder y llamar al cliente que consulta.

Si estoy lejos del portátil, compruebo la disponibilidad y precios en el smartphone, y simplemente llamo a la persona que ha consultado para informarle que tenemos disponibilidad. Puedo responder a cualquier duda y luego enviarle un correo de seguimiento formal más tarde.

Es sorprendente la cantidad de veces que las personas responden a una simple llamada en esta situación y dicen ‘¡Genial! ¿Puedo reservar ahora? Aquí tienes los datos de mi tarjeta de crédito….’

He perdido la cuenta de las veces que he conseguido reservas al momento tras una breve charla, pocos minutos después de sonar la alerta. Me volvió a pasar hace unos días.

Tú también puedes hacerlo. Hay varias opciones según tu situación personal. Puedes mantenerlo sencillo o configurar opciones más avanzadas. El smartphone lo hace todo posible.

MANTENIÉNDOLO SENCILLO.

Pongamos el caso de Juan, recibe entre 10 y 15 correos al día y tiene un smartphone, y gestiona su único alquiler vacacional a tiempo parcial. Utiliza la app de Gmail para leer el correo en su iPhone.

Una solución sencilla para él es configurar un timbre y una vibración para cada correo que reciba. También puede hacer que el smartphone muestre la primera parte del email.

Escucha el timbre y la vibración, mira rápidamente la pantalla y, si es una posible consulta, puede decidir responder ahora o después.

En pocos segundos al día, Juan está atento a las pocas oportunidades críticas de su propiedad sin que su jornada se vea interrumpida.

La manera de activar notificaciones varía según el modelo de smartphone y el sistema de correo. Puede que conozcas a alguien que sepa del tema y te ayude. Si tienes dudas, busca en Google “activar notificaciones de correo” para tu tipo de teléfono/tableta.

He preparado un ejemplo paso a paso para activar las alertas sonoras y en pantalla en una publicación aparte, para quienes gustan de los detalles técnicos. Cómo activar alertas sencillas de email

PARA EL PROPIETARIO MÁS OCUPADO

Mi situación es un poco más complicada que la de Juan. Recibo entre 30 y 40 correos al día, algunos para mis tres propiedades (muy distintas entre sí), y además me muevo bastante. También me gusta concentrarme en una cosa a la vez cuando puedo.

Por eso tengo un filtro de correo que solo detecta mensajes importantes y dispara un SMS para activar mi alerta sonora, así sólo me interrumpo cuando lo he considerado esencial antes.

Es muy liberador. Puedo salir y hacer lo que quiera sin tener que volver continuamente al correo, pero sabiendo que seré el primero entre mis competidores en responder cuando llegue esa consulta jugosa.

Como en el ejemplo anterior, puedo estar en una reunión, con el móvil en silencio, y una vibración me avisa de que hay un correo importante. La decisión de responder sigue siendo mía.

Otra ventaja de este tipo de alerta es que funciona incluso si no estás conectado a Internet. Si puedes recibir SMS, puedes recibir la alerta. Esto es muy útil si estás viajando y la red móvil está saturada, o si estás en otro país con roaming de voz y SMS activado y los datos desactivados.

Para los que quieran saber cómo se hace, he dado todos los detalles sobre cómo configurarlo en otro artículo. La potente alerta sonora de consulta por SMS – Cómo hacerlo

Una vez más – no olvides por qué son importantes las alertas: te ayudan a responder rápido, convertir más consultas en reservas y ¡ganar más dinero!
Publicado el 11 de marzo de 2014

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