Navegando los desafíos operativos de un negocio en crecimiento: Superando la inflación y la escasez de mano de obra en la gestión de alquileres a corto plazo

En los últimos años, muchas empresas de gestión de alquileres a corto plazo han experimentado un crecimiento y una expansión significativos. Ahora, debido a la inflación y la escasez de mano de obra, estas compañías enfrentan nuevos desafíos. Sin embargo, con las estrategias adecuadas, es posible superar estos retos y asegurar que tu negocio siga siendo competitivo dentro de la industria de alquileres vacacionales.

En este artículo, repasamos los puntos clave de nuestra reciente conferencia online gratuita Superando la Inflación y la Escasez de Mano de Obra: Por Qué Ahora es el Momento de Priorizar la Eficiencia Operativa, durante la cual reconocidos expertos del sector compartieron algunas de las estrategias más efectivas para superar la inflación y la escasez de personal, así como consejos sobre cómo priorizar la eficiencia operativa en tu negocio de alquiler vacacional. Estos expertos fueron el Director de Ventas de Breezeway Matt Barr, el cofundador de KeyNest Florian Hoven, y el CEO de Touch Stay Andy McNulty.

Descubre más sobre cómo colaborar con nosotros en alguna de las próximas conferencias mensuales aquí.

Impacto de la inflación y la escasez de mano de obra en la industria de alquileres vacacionales

La inflación en los Estados Unidos se aceleró a una tasa del 8.5% en marzo de 2022, el nivel más alto desde diciembre de 1981. En el mismo mes, los precios de la energía aumentaron un 32% y la gasolina un 48%. Los administradores de propiedades que cubren los gastos de combustible para personal de limpieza, conserjería y otros empleados empezaron a sentir presión rápidamente. La inflación también impactó el ADR (tarifa media diaria), que alcanzó máximos históricos el año pasado, pero que este año se ha visto afectado por el rápido aumento de los costos. Esto incluso antes de tener en cuenta el incremento en los precios de las comodidades que los huéspedes esperan de un alojamiento de alquiler a corto plazo.

La industria de la hospitalidad también ha sido una de las más afectadas por la escasez de mano de obra en curso en los Estados Unidos.

Entonces, ¿qué pueden hacer los administradores de propiedades, cuando se enfrentan a estos desafíos, para no solo sobrevivir sino prosperar?

Externalizar personal cuando la demanda es baja y optar por la flexibilidad

Hay tres enfoques diferentes que los gestores de alquileres a corto plazo pueden adoptar en cuanto a decisiones de personal: externalizar, reducir o invertir en el equipo. Matt Barr de Breezeway menciona que “el 15% de las empresas en la industria utilizan únicamente personal interno — limpieza, inspección, mantenimiento — y el 43% utiliza una combinación de personal interno y contratistas externos, y el 43% restante utiliza únicamente personal externo”, según la encuesta anual de Breezeway a casi 2,000 participantes del sector.

“El 43% (de los alquileres vacacionales) utiliza únicamente personal externo”

Matt Barr, Director de Ventas, Breezeway

Una de las estrategias más efectivas para superar la escasez de personal es externalizar parte del equipo durante los períodos de baja demanda. Esto significa que solo necesitarás incorporar más empleados cuando haya un aumento en las reservas y llegadas de huéspedes. Esta estrategia puede ayudarte a ahorrar en costos laborales, al tiempo que garantizas una experiencia positiva para los huéspedes.

Existen varias formas de externalizar tu plantilla, incluyendo el uso de trabajadores temporales o contratados, externalizar ciertas tareas a proveedores externos y utilizar plataformas online para reservas y programación. Cada uno de estos métodos tiene ventajas y desventajas, por lo que es importante considerar las necesidades específicas de tu negocio antes de tomar una decisión.

La clave para utilizar personal externo es definir los estándares de tu marca tan claramente como sea posible, para que tus expectativas hacia el personal sean claras como el agua y sus entregables estén bien definidos. Por ejemplo, tener listas de verificación para las tareas de limpieza y proporcionar fotos de referencia para que el personal sepa cómo debe quedar la propiedad tras la limpieza.

Automatizar procesos operativos para reducir costes e incluso aumentar los ingresos

Otra estrategia efectiva para superar la inflación y la escasez de mano de obra es automatizar tantos procesos operativos como sea posible. Esto puede ayudarte a reducir costos y aumentar la eficiencia, lo que en última instancia se traducirá en un aumento de los ingresos. Hay varias formas de automatizar tus procesos, incluyendo el uso de software para gestionar reservas y comunicaciones con huéspedes, automatizar tareas de marketing y promociones, y utilizar análisis de datos para monitorizar y optimizar el rendimiento.

Matt Barr de Breezeway sostiene que todo comienza identificando los diferentes puntos de contacto en cada rotación de huéspedes — la comunicación con el huésped, las diferentes tareas de limpieza e inspección — y automatizando lo más sencillo para liberar capital humano. Por ejemplo, ¿cuando recibes una nueva reserva, tus limpiadores reciben notificaciones automáticas? ¿Cuando el personal de limpieza termina, el inspector lo sabe automáticamente?

Automatiza lo más sencillo para liberar capital humano.

Matt Barr, Director de Ventas, Breezeway

Al automatizar los procesos, es importante encontrar el equilibrio adecuado entre eficiencia y personalización. Quieres asegurarte de que tus huéspedes sigan recibiendo una experiencia personalizada, aunque algunas tareas estén programadas o automatizadas. Puede ser un reto, pero es fundamental lograr ese equilibrio para seguir siendo competitivos en la industria del alquiler vacacional.

Gestionar las expectativas de los huéspedes mientras pagan precios más altos y automatizar las comunicaciones

A medida que la presión inflacionaria continúa elevando los precios en los negocios de alquiler vacacional, es fundamental gestionar las expectativas de los huéspedes en consecuencia. Esto implica ser transparente respecto a los aumentos de precios y comunicarles claramente qué pueden esperar en cuanto al valor recibido a cambio de su dinero.

Existen varias formas de gestionar las expectativas de los huéspedes, entre ellas proporcionar información clara y concisa en la web y redes sociales, ofrecer incentivos o descuentos para huéspedes recurrentes y esforzarse por personalizar la experiencia de cada viajero. También es importante responder y atender cualquier inquietud o duda que tengan, lo que ayuda a generar confianza y asegurar que estén satisfechos con su estancia.

Proporcionar de forma proactiva información útil sobre su estancia es clave para ello. “No tengas miedo de repetir la información”, afirma Andy McNulty de Touch Stay, “no lo escucharán la primera vez porque tienen mentalidad de vacaciones”. Andy recomienda secuenciar las comunicaciones para que lleguen en el momento justo, por ejemplo, enviando instrucciones de llegada 24 horas antes del check-in, de modo que se minimice la intervención manual y los huéspedes dispongan de la información necesaria.

No tengas miedo de repetir la información.

Andy McNulty, CEO, Touch Stay

Matt Barr también menciona el ejemplo de realizar ventas adicionales de noches sueltas a huéspedes actuales con descuento, lo cual también se puede automatizar estableciendo los desencadenantes adecuados.

En definitiva, gestionar eficazmente las expectativas de los huéspedes es clave para asegurar que tu negocio siga siendo competitivo. Si eres transparente sobre los incrementos de precios y cumples con tus promesas de valor, puedes lograr que los huéspedes sigan eligiendo tu negocio para sus viajes.

No solo los costos, sino también las expectativas de los huéspedes han aumentado, ya que demandan mayor flexibilidad y un nivel de servicio distinto. Si el vuelo de un huésped llega antes, por ejemplo, señala Florian Hoven de KeyNest, ya no se puede esperar que el huésped espere hasta que haya personal disponible para recibirlo. “Es la expectativa del huésped que todo funcione tan bien como en un hotel”, apunta Florian, apoyando la idea de que esta no es un área donde se deba recortar gastos. Sin embargo, en vez de cambiar por completo tu sistema de entrega de llaves, puedes optar por alternativas más económicas, como los servicios de almacenamiento de llaves de KeyNest.

Es la expectativa del huésped que todo funcione tan bien como en un hotel.

Florian Hoven, Co-Fundador, KeyNest

Gestionar las expectativas de los propietarios para reducir costes y aumentar el valor

Como negocio de alquiler vacacional, es importante gestionar las expectativas de los propietarios para reducir gastos y aumentar el valor. Esto implica ser transparente sobre cualquier cambio o actualización en tus políticas, procedimientos o tarifas. También es esencial comunicar claramente qué pueden esperar los propietarios en temas de servicio, mantenimiento y marketing. Según la encuesta de Breezeway, los propietarios solo están al tanto del 20% de todo el trabajo que realmente se realiza en su propiedad.

Poder documentar cada tarea realizada, cada punto de contacto en la propiedad del propietario, cuánto tiempo tardó cada tarea, qué suministros se usaron y qué otros costes estuvieron asociados es fundamental para comprender tus gastos internamente, pero también clave para poder facturar a los propietarios.

Esto también te permite personalizar la experiencia para cada propietario sin esfuerzo adicional.

En resumen, gestionar de forma efectiva las expectativas de los propietarios es fundamental para mantener tu empresa competitiva en la industria de alquileres vacacionales. Si eres transparente sobre los cambios y cumples las promesas de valor, puedes asegurarte de que los propietarios sigan contando contigo para la gestión de sus propiedades.

Elegir entre servicios con costes fijos o variables

Antes de decidir si debes recortar gastos o invertir en tu negocio, primero debes saber qué porcentaje de beneficio obtienes sobre tu facturación. Por ejemplo, un margen de ganancia entre el 10 y el 20% es muy saludable, según Andy McNulty, y quizás ese no sea el mejor momento para comenzar a recortar costes sin justificación.

Al invertir en tu empresa, uno de los factores clave a considerar es si la compra supondrá costes fijos o variables. Los costes fijos son aquellos que no varían según el uso. Los variables, en cambio, fluctúan según la demanda y el uso.

Ambas estructuras tienen ventajas y desventajas. Los costes fijos aportan estabilidad y previsibilidad al negocio, lo que puede ser útil para presupuestar y prever. Los costes variables, por otro lado, pueden resultar más caros a corto plazo, pero pueden ahorrar dinero si la demanda es baja. En definitiva, la elección entre costes fijos y variables dependerá de las necesidades y objetivos de tu negocio, por lo que es importante considerar estos factores cuidadosamente al escoger un servicio.

Andy recomienda optar por productos esenciales de coste fijo, para que tus gastos no aumenten a la par que tus beneficios. Este ejercicio se llama apalancar tu cuenta de pérdidas y ganancias (P&L).

---

Como empresa de gestión de alquileres vacacionales, navegar el panorama cambiante de la inflación y la escasez de mano de obra puede ser todo un desafío. Sin embargo, adoptando estrategias eficaces como externalizar personal cuando la demanda es baja, automatizar procesos para reducir gastos, gestionar adecuadamente las expectativas de los huéspedes y saber cuándo elegir productos con costes fijos o variables, puedes asegurarte de que tu negocio siga siendo competitivo y exitoso.