Pronóstico de ingresos 2021: ¿Por qué es vital para los alquileres vacacionales?

Los conceptos básicos del pronóstico

El término pronóstico puede parecer intimidante para quienes no lo han hecho antes, pero no tiene por qué ser así.  En su forma más básica, un pronóstico es solo una suposición de lo que sucederá en el futuro.  Como humanos, estamos adivinando el futuro todo el tiempo. Cada vez que ahorras dinero para la jubilación, estás haciendo una apuesta calculada para que tu futuro yo sea más feliz.  Es imposible decir si tus inversiones para la jubilación estarán colocadas de manera óptima. Simplemente estás usando la mejor información que tienes hoy para tomar decisiones sobre el futuro.

El principio es el mismo en tu negocio de alquileres a corto plazo.  Es imposible decir con precisión cuántos ingresos generarán tus propiedades en 2021, pero tienes acceso a información e intuiciones sobre lo que sucederá.  El pronóstico es simplemente formalizar esto en números reales.  Un pronóstico razonablemente preciso puede ayudarte a establecer tu presupuesto de marketing para el año y decidir los mejores precios a cobrar por cada una de tus propiedades cada noche.

¿Por qué vale la pena hacer un pronóstico para 2021?

El pronóstico es un esfuerzo dirigido a mejorar tu toma de decisiones hoy para cuestiones que ocurrirán en el futuro.  Si eres un administrador o propietario, probablemente venderás tu inventario hasta con 365 días de anticipación.  Para maximizar el ingreso potencial de tus propiedades, necesitas fijar ahora los precios para todo ese inventario.  Puedes actualizar tus precios en cualquier momento antes de que el inventario se reserve o quede sin usar. Fijar el precio óptimo exacto 365 días antes de la estadía es muy desafiante y poco predecible.  Con los métodos descritos a continuación, tendrás una excelente indicación de la demanda del mercado para tu conjunto de propiedades, lo cual es un poderoso indicativo de la efectividad de tu estrategia de precios.  Este proceso te permite actualizar tus precios para que se ajusten mejor a la demanda del mercado, lo que impulsa un mejor desempeño de tus ingresos.

Es común que un administrador principiante que nunca haya realizado un pronóstico antes se equivoque entre un 50% y un 70% en su primer intento.  Las simulaciones han demostrado que incluso una modesta mejora del 10% en la precisión del pronóstico resulta en un aumento aproximado de los ingresos de un 1.0% (Weatherford y Belobaba, 2002).  Imagina la mejora en tus ingresos si aún no cuentas con un proceso de previsión.  Para obtener estos incrementos en ingresos, tienes que desarrollar un pronóstico, actualizarlo y actuar según lo que aprendas.  El pronóstico no es un proyecto de una sola vez. Es un proceso continuo de mejora constante.  No hay un costo directo para empezar más allá de tu tiempo, ¡y ya tienes todos los datos que necesitas!

¿Es posible pronosticar 2021?

La respuesta corta es ¡SÍ!  No solo es posible, sino que también es imprescindible.  A pesar de los impactos que la COVID-19 ha tenido en nuestra industria, pronosticar los ingresos de 2021 requiere el mismo proceso que cualquier otro año.  Este año tendrás que estimar el impacto de una variable adicional. 

A menudo se pasa por alto, cuando se afirma que 2021 es imposible de pronosticar, el hecho de que todo lo que predecimos tiene una cantidad inherente de error, desde la demanda en alquileres vacacionales hasta quién ganará el Super Bowl.  Al pronosticar el comportamiento humano, hay un alto grado de imprevisibilidad.  

Construir el pronóstico más exacto posible, indudablemente, vale la pena. Lo más importante es crear un proceso para mejorar tu pronóstico a medida que llegan nuevos datos continuamente.  Las herramientas de pronóstico de ingresos más sofisticadas del mercado (he usado muchas de ellas en mis diez años en Pricing y Revenue Management) aceptan altos niveles de error, especialmente estando lejos del evento a prever.  A continuación encuentras una tabla que describe los niveles aceptables de error en el pronóstico de ingresos.  (Barlow, 2013).

Esta tabla debería dar confianza incluso a los pronosticadores más principiantes.  Indica que 60 días antes de una noche de estadía, tu pronóstico debería estar dentro de un 24% del número final de ingresos. Es posible sobrestimar o subestimar los ingresos. Permíteme darte un ejemplo concreto para que quede claro cuán grande puede ser esa diferencia.  Si tus ingresos pronosticados para todas tus propiedades son $25,000 para una fecha futura, el ingreso final para esa estadía puede ser -24%, es decir, $18,750, o +24%, es decir, $31,250.

A 30 días antes de la estadía, la expectativa de precisión se ajusta.  Eso ocurre porque hemos tenido 30 días adicionales para tomar reservas y evaluar los patrones del mercado y las condiciones de demanda.  Deberíamos saber más y estar preparados para mejorar nuestro pronóstico para estar dentro de un 15% del número final de ingresos.  Un pronóstico de $25,000 ahora podría ser tan bajo como $21,250 o tan alto como $28,750. 

A 15 días antes, la estimación debería estar bastante cerca del número final.  En este punto, los clientes ya habrán reservado gran parte de la oferta disponible.  Ahora tienes una mejor estimación del número de propiedades restantes que se reservarán pronto.  También sabes cómo están funcionando tus Tarifas Diarias Promedio (ADR) y el ritmo de las reservas entrantes.  Este punto del proceso de pronóstico tiene una tolerancia mucho menor.

La parte más importante del pronóstico no es el pronóstico inicial.  Al pronosticar 60-90 días antes del evento, la expectativa de ingresos probablemente se equivoque en un 24% o más.  Lo crucial es que tu pronóstico siga mejorando con el tiempo.  Los impactos de la COVID-19 pueden sin duda hacer esto más desafiante, pero no es imposible.  Cuando ocurren eventos que hacen que el pronóstico sea más impredecible, los equipos de ingresos ampliarán las tolerancias de error que están dispuestos a aceptar.  Ciertamente no tirarán la toalla ni admitirán la derrota, y tú tampoco deberías hacerlo.   

Cómo construir un pronóstico

El punto de partida para construir tu pronóstico es decidir qué datos relevantes se requieren.  La industria del alquiler a corto plazo depende mucho de los datos de la competencia.  Aunque estos datos son importantes para otras áreas de tu negocio, no deben ser la principal fuente de tu pronóstico para 2021.  Los mejores datos para pronosticar el desempeño de TU propiedad son los datos de TUS reservas. Si no tienes datos de reservas, los datos de la competencia son la única opción hasta el siguiente año.

AÑO

Desarrollar un pronóstico para 2021 puede parecer complicado, pero con solo unos pocos números puedes hacerlo.  Analizar la tendencia de los ingresos totales por año puede darte una buena idea de lo que podría ocurrir.  Los ingresos totales en este gráfico son todos los ingresos obtenidos por estadías en ese año.

La representación gráfica a continuación facilita observar la tendencia.  En el gráfico de abajo, tenemos un conjunto de datos históricos para evaluar que retrocede hasta 2014.  La tendencia hasta 2019/2020 fue de un ritmo saludable de crecimiento.  La tasa de crecimiento se desaceleró en 2020 debido a la COVID-19.  Si esa tendencia de crecimiento más lento continúa, los ingresos en 2021 aumentarán un 2%-3%.

AÑO/TEMPORADA

Un pronóstico ligeramente más complejo incluye tanto el año como la temporada (mes).  Una ventaja importante de esta complejidad añadida es que nos muestra más granularidad donde hay sobre o bajo desempeño.  También nos da 12 pronósticos separados para gestionar.  Habrá lecciones aprendidas en enero que podremos aplicar al pronóstico de febrero. Lo mismo sucederá a medida que avancemos durante el año.  Estos cambios y ajustes son la clave para mejorar nuestro pronóstico con el tiempo.

Ya establecimos en nuestro pronóstico de AÑO que anticipamos un aumento de ingresos del 2%-3% en 2021.  Esta suposición esperada se traslada a nuestro estimado para el pronóstico estacional.  Primero, debemos validar que tenemos un patrón estacional consistente en nuestro conjunto de datos 2014-2020.

En la vista gráfica a continuación, se observa un patrón estacional claro que se repite año tras año.  Los datos de 2020 rompen la tendencia estacional en marzo, abril, mayo y junio.  Antes de usar estos datos estacionales, debemos limpiarlos o ajustarlos para compensar el impacto de la COVID-19.  Un método para corregir estos datos sería reemplazar las observaciones de 2020 por las de 2019.

AÑO/TEMPORADA/PROPIEDAD

Dado que los datos anteriores no muestran el detalle de ingresos por cada propiedad, es imposible ver si estás gestionando más propiedades en 2021 que en 2015.  Los aumentos en los ingresos durante los últimos años podrían deberse a la adición de nuevas propiedades al portafolio.  Esa es información esencial para el pronóstico.

La vista más completa a continuación incluye los mismos valores de datos con los valores de la propiedad añadidos.  Desafortunadamente, esto se convierte en un conjunto de tablas mucho mayores y no se grafican fácilmente.  Pero este es el nivel adecuado para construir, almacenar y actualizar tu pronóstico.

¿Cómo actualizar tu pronóstico?

Ahora que hemos construido un pronóstico al nivel adecuado, requerirá algo de mantenimiento.   Cada día que pasa en el que recibimos o no una reserva para 2021, aprendemos algo sobre la demanda de ese año.  Aprendemos más sobre la actividad de reservas dentro de los tres meses previos a la fecha de check-in, ya que la mayoría de las reservas ocurrirán en ese período.  Aplicaremos estos aprendizajes a los meses futuros. 

Para actualizar nuestro pronóstico, necesitamos establecer un conjunto de datos de referencia. Este punto de referencia nos ayudará a entender si los ingresos por ventas están ocurriendo más rápido o más lento de lo esperado.  Así podremos aumentar o disminuir nuestro pronóstico basándonos en la comparación con el punto de referencia.  Año tras año (comparando los datos de este año con los del año pasado) es un método estándar para comparar datos de este tipo.  En los meses de 2020, vimos algunas anomalías en los datos de marzo a junio, por lo que esos meses deben ser excluidos o ajustados antes de utilizarlos como buen punto de referencia. 

En el gráfico de abajo, la curva “Ingreso Ene 2020” muestra el crecimiento acumulado a lo largo del tiempo para todas las reservas realizadas en un solo mes, enero de 2020.  Esto es lo que utilizaremos como referencia para 2021. Donde termina la línea representa los ingresos totales generados por todas las reservas con estadía en enero, es decir, al final de ese mes.  Es la curva de ingresos para enero de 2020.  La línea “Ene 2021” representa los mismos ingresos mientras se reservan para enero de 2021. Verás que esta línea aún no termina y todavía puede crecer con nuevas ventas.  Esto se debe a que el mes aún no ha concluido.  La pendiente de cada línea y la brecha entre ellas nos indican lo que necesitamos saber para actualizar nuestro pronóstico.

La curva “Ingreso Ene 2020” se utiliza para establecer nuestras expectativas para 2021.  Si las reservas están tardando más en concretarse este año que en 2020, la línea azul estará por debajo de la amarilla.  Esto indica que el desempeño de este año será peor que el del pasado.  He señalado el período de reservas donde nuestras expectativas para 2021 eran peores que las de 2020, indicado como Ene 2021 Malo. 

Hay otro período en la gráfica donde el desempeño es peor que el año pasado, pero el ritmo de reservas es más rápido, indicado como Ene 2021 Mejorando.  Esto significa que la línea azul (Este Año) está por debajo de la amarilla (Año Pasado), pero estamos tomando reservas más rápido.  Esta es una métrica vital porque nos indica si estamos en una mala posición que empeora, o en una mala posición que mejora.  Es precisamente lo que necesitamos saber para actualizar nuestras expectativas para 2021.

El tercer período marcado en la gráfica muestra cuando estamos mejorando respecto al año pasado, indicado como Ene 2021 Mejor.  Estábamos peor al principio del año, pero la situación mejoró hasta superar el desempeño de ingresos del año anterior.  Elaborar una gráfica utilizando estas curvas de ingresos es la mejor manera de evaluar tu desempeño y actualizar tu pronóstico.  Todo esto usando datos que ya tienes, que son altamente confiables y sin costo alguno.

Cómo empezar con el pronóstico de ingresos 2021

2020 fue un año extraño para nuestra industria y para todo el mundo.  La pandemia en curso es un excelente ejemplo de por qué el pronóstico es tan importante.  Era imposible prever el impacto de la COVID-19 antes de que sucediera. Con un proceso de previsión bien desarrollado, estaríamos mejor preparados para reaccionar ante sus efectos.  La COVID-19 resalta la necesidad de contar con un proceso de pronóstico para 2021.   

Para ayudarte a comenzar, ingresa algunas de tus cifras aquí como punto de partida.  

 REFERENCIAS

Barlow, J. (2013). Revenue Management Improvement Plan Final Report. Documento no publicado.
Weatherford, L.R., y Belobaba, P.P. (2002) Revenue impacts of fare input and demand forecast accuracy in airline yield management.
Journal of the Operational Research Society, 53, 811–821.