Comment obtenir des clés pour les locations de courte durée

Un précédent article a abordé l’importance de garder le contrôle de l’accès à votre location.  Vous devez contrôler comment et quand vos voyageurs obtiennent l’accès aux clés de votre location.

Mais quelles sont les options pour obtenir les clés ?  Voici 7 méthodes différentes listées ci-dessous.

Il existe deux grandes situations.  La première, plus simple, est lorsque votre invité a un accès direct à la porte d’entrée depuis la rue.  La seconde situation concerne le cas où le voyageur doit traverser une zone commune comme le hall d’un immeuble.

Un autre critère est de savoir si l’identification du voyageur est vérifiée avant l’entrée.

Voyons les 7 options séparément, avec les avantages et les inconvénients de chacune.

Accès direct à la porte depuis la rue

1 Boîte à clés sécurisée

La façon la plus simple d’obtenir les clés est d’utiliser une boîte à clés installée près de la porte d’entrée.  C’est probablement la méthode la plus courante.  Vous définissez une combinaison, que l’invité reçoit directement de vous quelque temps avant son arrivée, généralement par email.  Le voyageur entre le code et récupère les clés.  Dans des endroits peu risqués (par exemple si vous habitez à proximité), le code peut rester le même. Dans des endroits à risque plus élevé, le ménage met un code unique à chaque fois.  Un moyen pratique de définir le code est d’utiliser les 4 derniers chiffres du numéro de mobile du voyageur, ce qui lui facilite la mémorisation.  J’ai utilisé cette méthode avec efficacité pendant de nombreuses années dans ma location à Richmond et mon ménage adorait fixer le code !

Avantages – Peu coûteux à installer. Simple. Facile pour le voyageur.  L’hôte peut définir des codes différents.

Inconvénients – Comme l’invité ne rencontre personne, il n’y a aucune vérification de son identité ni du nombre de personnes qui entrent. Dans la plupart des endroits, ce problème se pose rarement.

Le ménage doit être organisé pour changer le code et l’hôte doit informer le ménage du code à utiliser.  De plus, ce sont toujours les mêmes clés qui sont utilisées, elles pourraient donc théoriquement être copiées.

Si le voyageur emporte les clés avec lui par erreur, elles doivent être récupérées rapidement.

 

2 Serrure électronique

La porte est équipée d’une serrure électronique et l’hôte fournit un code unique au voyageur.  Le code peut être modifié par message électronique et via un logiciel, ou bien l’hôte peut choisir parmi de nombreux codes prédéfinis, gérés par logiciel.  L’hôte envoie le code au voyageur.

Avantages – Facile de définir un nouveau code.  Pas de clés. Le code expire après le départ du voyageur, faible risque sur la sécurité.

Inconvénients – Comme pour le point 1 ci-dessus, aucune vérification d’identité du voyageur.

Peut être coûteuse à l’achat et à l’installation.

Dépend du bon fonctionnement de la technologie.

Demande au propriétaire de maitriser un logiciel supplémentaire.

 

Quand l’entrée se fait par une zone commune

Cette situation est plus courante dans les zones urbaines, immeubles d’appartements et copropriétés.  Il n’est généralement pas possible d’accéder à la zone commune sans clé, et il n’y a souvent pas d’espace public disponible pour installer une boîte à clés.  Plusieurs solutions créatives apparaissent.

 

3 Récupérer les clés au bureau

Le voyageur doit se rendre dans un bureau pour récupérer les clés : méthode adaptée aux grands gestionnaires de locations où il est facile d’avoir du personnel au bureau.  C’est un peu vieillot et peu pratique pour les voyageurs.  Cela peut aussi s’appliquer à l’entrée directe depuis la rue, comme lorsque le propriétaire habite sur place.

Avantages – L’hôte/gestionnaire garde le contrôle et peut vérifier l’identité du voyageur avant de remettre les clés.  Cela peut être essentiel si la location est chère et à risque élevé de dégâts causés par de faux invités.

Inconvénients – C’est contraignant d’obliger le voyageur à se rendre à une seconde adresse, aux horaires imposés. Il peut être coûteux d’avoir du personnel consacré à cette tâche.

Problème si le voyageur arrive en retard.

 

4 Rencontrer un « accueil » à l’entrée du bâtiment

Une heure est fixée d’un commun accord et l’invité rencontre l’hôte ou un service d’accueil devant l’immeuble.  L’accueillant vérifie l’identité du voyageur et remet les clés, et propose parfois une courte introduction à la zone ou à l’appartement, voire les deux.

Dans une variante intéressante de cette méthode, certaines sociétés récentes qui gèrent de grands portefeuilles d’appartements utilisent une flotte d’accueillants à moto qui circulent en ville pour retrouver le voyageur à son arrivée, vérifier l’identité et remettre les clés.

Avantages – Rencontre en personne et vérification de l’identité possible.

Inconvénients – Il peut y avoir des limites aux horaires de disponibilité des accueillants.

Coût de l’accueillant.

Les choses peuvent se compliquer si le voyageur arrive en retard, par exemple en cas de vol très tardif.

 

5 Consigne à bagages

L’hôte laisse une clé dans une enveloppe à la consigne d’une grande gare et reçoit un code, qu’il communique au voyageur.  Le voyageur donne le code au personnel de la consigne et récupère l’enveloppe. J’ai utilisé cette méthode comme voyageur à Stockholm et cela a étonnamment bien fonctionné.

Je m’attends à voir une variante où la clé est envoyée en « colis » dans un centre de retrait postal ouvert 24h/24, avec un code de retrait.

Avantages – Souvent accessible 24h/24, le voyageur peut venir à n’importe quel moment.

Inconvénients – Toutes les villes n’ont pas une consigne avec des horaires pratiques.

Nécessite un aller-retour supplémentaire pour l’hôte pour déposer la clé.

Pas de vérification d’identité.

 

6 Accord informel avec une supérette de nuit

L’hôte laisse les clés au personnel d’une supérette de nuit proche de l’appartement.  J’ai utilisé cette méthode comme invité à Copenhague, mais le personnel du magasin n’était pas au courant de ce qui avait été convenu, ce qui a obligé l’hôte à revenir remettre une autre clé en personne !

Avantages – Souplesse dans les horaires.

Inconvénients – Cela peut mal tourner si le personnel n’est pas formé.

 

7 Autres méthodes improvisées

Certains hôtes mettent des boîtes à clés accrochées à des chaînes dans un espace public, comme sur un poteau à l’extérieur du bâtiment.

J’ai été surpris, en tant qu’invité, de voir l’hôte laisser la clé dans sa boîte aux lettres non verrouillée devant le bâtiment.

Avantages – Accès facile pour le voyageur.  Flexible pour les locations peu risquées et bon marché.

Inconvénients – Risque élevé de perte des clés. Peu professionnel.

Pas de vérification d’identité.

 

Dites-moi si vous utilisez d’autres méthodes ou laissez un commentaire ici.