Alertes de demandes

Il est bien connu qu’une réponse rapide aux clients permet de convertir davantage de demandes par e-mail en réservations. Mais soyons pratiques : nous recevons tous beaucoup d’e-mails et nous avons d’autres choses à faire que de rester collés à un ordinateur toute la journée.

Si vous êtes un petit exploitant de location de vacances, il est probable que vous fassiez plusieurs tâches à la fois. Vous êtes peut-être en train d’accomplir une tâche importante, commander le linge de maison, organiser le ménage, payer les factures, ou même faire le ménage vous-même.

La dernière chose que vous voulez, c’est devoir interrompre votre activité chaque fois qu’un e-mail de faible priorité arrive dans votre boîte de réception.

Alors, à quoi ressemblerait une petite voix magique qui vous murmurerait à l’oreille juste au moment où un client important réclame votre attention ?

J’utilise un système qui fait exactement cela.

Ce n’est pas vraiment une voix qui murmure, c’est simplement un carillon qui s’émet depuis mon smartphone dès que je reçois une demande ou une réponse d’un client.

Comment ça marche ?

Je configure simplement mon système de messagerie pour qu’il envoie une alerte SMS quand je reçois un e-mail important, ce qui déclenche un signal sonore sur mon iPhone. D’ailleurs, cela fonctionne avec n’importe quel smartphone.

Cela déclenche également une vibration. Ainsi, si mon téléphone est en mode silencieux et posé sur la table lors d’une réunion, le léger bourdonnement me signale qu’il se passe quelque chose. Je peux jeter un coup d’œil à l’écran pour voir de quel type d’e-mail il s’agit, puis choisir d’y répondre immédiatement ou plus tard, à ma convenance.

J’ai un iPhone, mais les téléphones Android fonctionnent tout aussi bien.

Si je suis sur mon ordinateur portable et que j’entends le carillon, je peux choisir d’interrompre ce que je fais pour répondre et appeler le client intéressé.

Si je suis loin de l’ordinateur, je vérifie les disponibilités et les tarifs sur le smartphone puis j’appelle la personne pour lui indiquer que nous sommes disponibles. Je peux répondre à ses questions et lui envoyer ensuite un e-mail de suivi plus formel.

C’est étonnant de voir à quel point les gens répondent simplement à un appel dans ce genre de situation, et disent « Super, puis-je réserver maintenant ? Voici mes coordonnées bancaires… »

Je ne compte plus le nombre de fois où j’ai pris une réservation sur le champ après une courte conversation, quelques minutes après avoir entendu la sonnerie. C’est encore arrivé il y a quelques jours.

Vous pouvez le faire aussi. Différentes options existent selon votre situation personnelle. Vous pouvez rester simple ou mettre en place des réglages plus sophistiqués. Le smartphone rend tout cela possible.

RESTER SIMPLE.

Prenons l’exemple de John : il reçoit 10 à 15 e-mails par jour, possède un smartphone et gère sa location à temps partiel. Il utilise l’application Gmail pour lire ses mails sur son iPhone.

Une solution simple pour lui consiste à activer une sonnerie et une vibration à chaque fois qu’un e-mail de n’importe quel type arrive. Il peut aussi régler son smartphone pour afficher le début de l’e-mail.

Il entend la sonnerie et la vibration, jette un coup d’œil à l’écran et, s’il s’agit d’une potentielle demande, il peut choisir d’y répondre tout de suite ou plus tard.

En quelques secondes par jour, John reste attentif aux quelques occasions importantes pour sa location sans perturber sa journée.

La manière d’activer les notifications dépend du modèle de smartphone et du système de messagerie. Vous connaissez peut-être un as de la technologie pour vous aider. En cas de doute, faites une recherche Google avec « activer notifications mail » pour votre modèle de téléphone/tablette.

J’ai préparé un tutoriel étape par étape pour activer les alertes sonores et visuelles dans un article à part pour ceux qui aiment les aspects techniques. Configurer des alertes e-mail simples : mode d’emploi

POUR LE PROPRIÉTAIRE PLUS OCCUPÉ

Ma situation est un peu plus complexe que celle de John. Je reçois 30 à 40 e-mails par jour, dont certains concernent mes trois locations très différentes, et je me déplace pas mal. J’aime aussi me concentrer sur une tâche à la fois si possible.

C’est pourquoi j’ai mis en place un filtre de messagerie qui vérifie uniquement les e-mails spéciaux entrants et déclenche un SMS pour activer mon alerte sonore, afin de n’être interrompu que pour ce que j’ai prédéfini comme critique.

C’est très libérateur. Je peux faire ce que je veux, sans avoir à vérifier constamment mes e-mails, tout en sachant que je serai le premier parmi mes concurrents à répondre dès qu’une demande intéressante arrive.

Comme dans l’exemple précédent, je peux être en réunion avec mon smartphone en mode silencieux et une vibration m’alerte de l’arrivée d’un e-mail important. Le choix me revient encore d’y répondre.

Un autre avantage de ce type d’alerte est qu’elle fonctionne même si vous n’êtes pas connecté à Internet. Si vous pouvez recevoir un SMS, vous recevrez l’alerte. C’est très utile si vous voyagez et que le réseau mobile est saturé, ou si vous êtes dans un autre pays avec l’itinérance vocale et les SMS activés mais les données désactivées.

Pour ceux qui souhaitent voir comment cela se configure, j’ai détaillé toutes les étapes dans un article séparé. Alerte sonore de demande en SMS puissante : comment faire

Une dernière fois – n’oubliez pas pourquoi ces alertes sont importantes : elles vous aident à répondre rapidement, à convertir plus de demandes en réservations, et à gagner plus d’argent !
Posté le 11 mars 2014

Pour ceux qui n’ont pas encore obtenu leur exemplaire de mon eBook « Comment j’ai converti 60 % puis 80 % des demandes en réservations », vous pouvez le télécharger ici.