8 expertos del sector comparten consejos para aumentar el inventario de propiedades de alquiler vacacional

Hay una razón por la que el panorama de la industria de alquiler vacacional ha sido un hervidero de actividad adquisitiva durante todo 2021. Tan pronto como pudieron, las personas comenzaron a viajar, y lo hicieron con un entusiasmo inigualable, tratando de recuperar el tiempo perdido. En consecuencia, la demanda explotó, con un ritmo de reservas que aumentó un 700% para algunos administradores de alquiler vacacional. Lo que siguió fue una necesidad urgente de que los administradores de alquiler vacacional diesen un paso al frente para satisfacer esta demanda.

Debido a esta demanda y a la evolución del mercado del alquiler vacacional, la industria se consolidó a medida que crecía la actividad de transacciones entre varias grandes empresas. Quizás el ejemplo más comentado fue la adquisición por parte de Vacasa de más de 160 empresas de gestión de propiedades, incluidas Wyndham y Turnkey Vacation Rentals, añadiendo 6.000 propiedades a su enorme portafolio.

Sin embargo, esta demanda no es solo para los actores más grandes. Los administradores independientes de alquiler vacacional también pueden beneficiarse de ella. Su desafío principal es el mismo, aunque quizá en otra escala. Deben encontrar la manera de satisfacer el aumento repentino de la demanda creciendo su inventario de forma rápida y eficiente para mantener altos tanto los ingresos como la rentabilidad. Esto plantea la siguiente pregunta:

¿Cómo pueden los profesionales del alquiler vacacional (por ejemplo, administradores de propiedades y portales de anuncios) hacer crecer su inventario de propiedades?

Recurrimos a 8 profesionales del sector para ayudar a responder a esta pregunta y recibimos respuestas que dejan claro que, si bien la idea de aumentar el inventario de alquiler vacacional puede parecer sencilla, es crucial hacerlo considerando las particularidades de tu negocio para obtener resultados rentables. Algunos puntos destacados de las respuestas:

• La tecnología puede ayudarte a liberar tiempo valioso para el marketing de marca: considera invertir en ella
• La percepción que generas jugará un papel importante en los socios que atraes: gestiona esa percepción
• Asegúrate de que todas tus decisiones estén basadas en datos, no solo en el instinto: los datos no mienten
• El tamaño y estilo de tu negocio definirán tu enfoque: asegúrate de comprender ambos a fondo

1. Optimiza tus esfuerzos de ventas y marketing a propietarios con datos y tecnología.

Brooke Pfautz, CEO, Vintory

Si tuvieras diez propiedades más en tu programa de gestión, ¿podrías reservarlas? Mi intuición es que tu respuesta sería “SÍ”, especialmente en el contexto actual.

Poner en marcha tu empresa de gestión de alquiler vacacional (VRM) es emocionante, pero cuando llega el momento de escalar a un ritmo sostenible y exitoso, ahí es donde la mayoría de los VRM encuentran dificultades. Hacer crecer tu empresa de gestión de alquiler vacacional es difícil, y gestionar todas las demandas que conlleva lo es aún más, pero no tiene por qué ser así.

Nunca olvidaré mis días como administrador de alquileres vacacionales, muchos de los cuales superaban las 12 horas de trabajo. Todavía recuerdo corriendo para reponer toallas en las propiedades en plena noche, después de que mi personal de limpieza las olvidara. Compaginaba la gestión diaria con el intento de escalar y hacer crecer mi negocio —que logré crecer de 0 a 500 propiedades en cinco años—, pero no fue fácil. Afortunadamente, para los administradores de hoy, ya es posible crecer con la mitad de esfuerzo.

¿Cuál es mi truco? Optimiza tus esfuerzos de ventas y marketing a propietarios con datos y tecnología.

Si eres un VRM, los datos y la tecnología que necesitas para captar la atención de más propietarios potenciales y convertirlos en contratos firmados están a tu alcance. Ahora existen soluciones de software de Gestión de Relaciones con el Cliente (CRM), como Vintory, diseñadas exclusivamente para administradores de alquiler vacacional para automatizar todo el proceso de contacto con propietarios y hacer avanzar los leads por tu embudo de ventas utilizando todas las mejores prácticas y datos segmentados para tu mercado.

¿Es posible crecer sin utilizar IA, aprendizaje automático y tecnología? Sí, pero te costará el doble de tiempo y esfuerzo convertir menos leads en ventas. Los mejores CRMs crearán y ejecutarán la estrategia óptima de captación de propietarios, involucrándote a ti y a tu equipo únicamente cuando sea necesario y para un mayor impacto en ventas. Usar plataformas que ofrezcan email marketing automático, campañas de nurturing personalizadas y seguimiento de interacciones en tu embudo de ventas es la mejor manera de añadir propiedades nuevas de forma consistente mientras te enfocas en otras áreas del negocio.

Toma el ejemplo de Koala Kai —una empresa de gestión de alquiler vacacional en Hawái. En apenas un año de asociación con Vintory, Koala Kai ha duplicado su inventario, creciendo un 100% en solo ocho meses, en pleno confinamiento de algunos de los más estrictos del mundo.

Y aquí tienes otro consejo clave para asegurar el éxito al considerar integrar cualquier nueva tecnología en tu negocio: ya sea que te falte tiempo para comenzar a usar una nueva plataforma o que no seas experto en tecnología, vale la pena contratar, pagar o externalizar la configuración y personalización de la plataforma. Es una inversión puntual y a corto plazo que te ahorrará tiempo y optimizará la plataforma para tus necesidades específicas. Sacarás el máximo provecho del software y aprenderás rápidamente a usarlo. Después de incorporar nuevos socios en Vintory y ponerlos en marcha, a menudo escuchamos que ojalá hubieran dado el salto antes. Muchas veces, esos primeros pasos son los más difíciles, pero una vez que ves que es posible crecer de forma más inteligente, rápida y a mayor escala gracias a la tecnología como Vintory, ¡no querrás volver atrás!

2. Comparte tu experiencia: Los propietarios buscan un socio que sepa lo que hace.

Daniel Rouquette, Director General, Villa Finder

Muestra tu experiencia. Los propietarios buscan un retorno de su inversión pero, más importante aún en estos tiempos, buscan a un socio que sepa lo que hace. Crea un blog y comparte tus mejores consejos.

Esto puede abarcar desde aspectos legales de operar un alquiler vacacional hasta calculadoras de ROI, guías y certificaciones de limpieza COVID, últimas tendencias de diseño y mucho más.

Asegúrate de que tus recomendaciones no sean genéricas, sino relevantes para el tipo de propiedades que deseas captar (por ejemplo, destino, nivel, estilo).

Los propietarios buscan en Google y aterrizarán en tu blog: esta es una oportunidad para demostrar tu experiencia y generar leads de calidad.

Si no estás seguro sobre qué escribir, solo tienes que llamar a algunos de tus actuales propietarios y descubrir sobre qué temas tienen curiosidad. ¡Seguro que otros propietarios tendrán las mismas preguntas!

Aquí tienes un ejemplo concreto que usamos en Villa Finder para demostrar experiencia. Publicamos un estudio de el mercado de alquiler de villas en Asia-Pacífico cada dos años. Aunque hay mucha información sobre los mercados de alquiler vacacional en EE.UU. o Europa, estos datos no existían para Asia, así que decidimos que sería una forma útil de ayudar a los propietarios asiáticos a entender el mercado en el que operan.

3. Utiliza datos: Combina datos pagados, online e históricos propietarios con una sencilla estrategia de anuncios online de pago por clic para captar propiedades nuevas.

A.Z., Director General, Company X

Captar nuevas propiedades es la base de la gestión de alquiler vacacional y el pilar de cualquier equipo de crecimiento. Este componente, en apariencia sencillo, del negocio, crece en complejidad cada vez más. Para mantenerse a la vanguardia y asegurar la calidad en la captación de propiedades hay que centrarse en tecnología, estándares y metodología. Por ahora, me centraré en la tecnología, quizá el elemento más importante.

La tecnología ha avanzado hasta el punto de que un administrador puede comprar datos de reservas de terceros a proveedores como AirDNA, Airbtics, Mashvisor, y otros. Cada uno tiene su propia metodología y nicho, pero básicamente todos proporcionan los mismos datos. Puedes usar estos datos para identificar zonas con baja concentración de administradores respecto a propiedades, o zonas de baja y alta concentración, e incluso crear tu propio método de ranking de regiones. Hay un número casi ilimitado de formas de analizar los datos a tu favor. Y si no quieres hacerlo tú mismo, AirDNA incluso tiene una herramienta de inversión que calcula los ingresos proyectados de una propiedad con solo introducir el nombre de la calle.

Combinando datos demográficos gubernamentales disponibles gratuitamente sobre esta base, puedes trazar un área de interés con un grado de certeza mucho mayor en la captación de clientes que nunca antes. Desaprovechar esta tecnología que tenemos al alcance hoy en día sería un grave error en un mundo que evoluciona tan rápido.

Utilizando estos datos pagados, online e históricos propietarios junto a una sencilla estrategia de anuncios online de pago por clic, puedes crear una sólida estrategia de crecimiento para captar nuevas propiedades.

4. Tu oferta debe atender los intereses, inquietudes y objetivos de estilo de vida de los propietarios de tu mercado.

Matt Roberts, CEO, Vacasa

Aunque muchos se han centrado en nuestras adquisiciones a lo largo de los años, el crecimiento orgánico de Vacasa en los mercados que atendemos sigue siendo muy fuerte. Por eso, creemos que la mejor herramienta para que los administradores hagan crecer su inventario es implementar sistemas para escuchar a tus clientes: los propietarios de tu mercado. Descubrir sus intereses, puntos de dolor, objetivos de estilo de vida y más te ayudará a construir el producto que atraiga y retenga a más propietarios. Sin esto, los esfuerzos de ventas y marketing no serán efectivos ni eficientes a la hora de aumentar tu inventario a largo plazo.

En Vacasa, hemos detectado que la mayoría de los propietarios se enfocan en tres elementos principales:

• (1) optimización de ingresos,
• (2) mantenimiento y limpieza del hogar,
• y (3) la experiencia del huésped.

Por eso hemos desarrollado tecnología exclusiva orientada a que tener una casa vacacional sea sencillo para nuestros propietarios y que las estancias de los huéspedes sean seguras y sin problemas.

Por ejemplo, hemos desarrollado nuestro propio sistema de gestión de ingresos que nos permite entregar mayores ingresos a nuestros propietarios de manera consistente. Está hecho a medida para reservar cada noche al mejor precio posible, maximizando ingresos todo el año. Al compartir esto con los propietarios, podemos mostrar datos en los que se demuestra que quienes cambian a Vacasa desde otro administrador ganan de media un 20% más al año.

5. Focalízate en tu nicho y crea oportunidades y herramientas para atraer participantes dentro de él.

Moriya Rockman, Fundadora y CMO, Smiling House Luxury

La industria del alquiler vacacional basada en plataformas y tecnología existe desde hace más de una década. Pero el segmento lujo dentro de los alquileres de corta estancia es uno de los últimos en incorporarse.

Smiling House Luxury asumió la misión de reunir tanto a propietarios como a gestores enfocados en casas de lujo en todo el mundo. Para ampliar nuestro portafolio, tomamos las siguientes acciones:

– Foco: el mercado de ocio está representado por casas costosas, estancias largas y temporadas limitadas (verano y/o invierno). Normalmente son 10 a 20 semanas de alquiler al año. Estos criterios nos llevaron a dirigirnos activamente a propietarios y gestores en regiones con distinta estacionalidad. Nuestro mensaje fue que los individuos de alto poder adquisitivo que buscan un chalet de lujo en la nieve en invierno, son los mismos que buscan una villa en la playa en verano. Al ser Smiling House un canal de nicho para lujo, los huéspedes pueden centrarse en su destino deseado y los anfitriones pueden estar seguros de estar apuntando al público correcto. Así, centrarse solo en ofertas de lujo y ultra-lujo es clave para ampliar el portafolio y crear demanda más que hacer marketing.

– Tecnología: Recientemente Smiling House Luxury se ha convertido en canal oficial. Ahora cualquier administrador puede conectarse con nosotros a través de su PMS y BookingPal con un solo clic. Ya que toda la plataforma se basa en el modelo de petición para reservar, los gestores saben que pueden aceptar o rechazar cualquier reserva. Este hecho, sumado a la actitud de conserjería de la plataforma, asegura que cada petición se gestione al más alto nivel. Trabajar así codo a codo con los gestores brinda la confianza y comodidad que buscan. La tecnología es clave para ampliar el portafolio y permitir que más profesionales y propietarios se unan a tu actividad.

– Reconocer tendencias del mercado: En Smiling House prestamos mucha atención a las nuevas tendencias que afectan la forma de viajar y consumir. Las tendencias recientes de «workation» y «staycation», junto con el hecho de que muchos de nuestros clientes son empresarios independientes que viajaron durante la pandemia, hicieron que cambiemos y nos adaptemos. Esto implica marketing local para clientes de «staycation», convertir habitaciones en oficinas con internet de alta velocidad para «workation» y añadir amenities para estancias largas.

– Canales de distribución adicionales: Una de las conclusiones del año pasado para muchos gestores fue no poner todos los huevos en la misma cesta. Detectamos la necesidad de que profesionales del sector turismo busquen soluciones para sus clientes. Por otro lado, muchos huéspedes querían información sobre casas vacacionales en venta. Creamos dos plataformas para cubrir estas necesidades. La primera es una plataforma B2B para diseñadores de viajes, empresas de conserjería y otros, para ofrecer casas de lujo y ultra-lujo en nuestra colección. La segunda muestra propiedades vacacionales a la venta en nuestra colección para inversores privados y family offices. Así hemos conseguido que más propietarios y gestores compartan sus propiedades con nosotros, incluso si el objetivo es vender. Además, trabajar con profesionales B2B brinda a gestores y propietarios la posibilidad de conseguir reservas de alto presupuesto (media de 70.000 USD) y estar expuestos a nueva demanda fuera del sector OTA.

7. El enfoque de adquisición: Mantén la baja rotación para maximizar el retorno de tu inversión

Nicolas Galantini & Simon Lehmann, AJL Atelier

Los gestores que buscan aumentar su inventario tienen varias herramientas a su alcance, ya sea de forma orgánica, creando campañas de marketing, programas de referencias para propietarios actuales, asociándose con agencias inmobiliarias, o de forma inorgánica mediante adquisiciones. Centrémonos en esto último.

Primero, desmontemos un mito. No necesitas ser una empresa multimillonaria respaldada por inversores para adquirir a un competidor, aún más ahora cuando la pandemia ha dejado muchas empresas debilitadas.

Los gestores que buscan adquirir otros negocios tienen dos formas de hacerlo: comprar las acciones de la empresa, lo más usual en operaciones grandes, o bien comprar los activos de la empresa, por ejemplo, los contratos de propietarios.

Generalmente, este es un proceso sencillo: encontrar un objetivo adecuado, negociar el precio por contrato y las condiciones de pago, trabajar con el equipo del objetivo para convertir esos contratos a tus condiciones y finalmente incorporar ese inventario a tu portafolio.

Si quieres comprar el negocio completo (la entidad), el proceso suele ser más largo y requiere una diligencia debida, ya sea propia o asesorada, para asegurarte de que no adquieres un pasivo junto al equity.

Es relevante ahora que hay empresas que han pedido deuda durante la Covid o se han beneficiado de ayudas gubernamentales bajo ciertas condiciones.

Al adquirir una entidad por completo, debes tener en cuenta la rotación de propietarios y hacer todo lo posible para limitarla; mientras menos disrupciones en la relación con el propietario, mejor. Se recomienda mantener al personal que gestionaba esas relaciones con el nuevo equipo.

En cuanto a la marca, es importante evitar disrupciones y, aunque hagas crecer tu marca hacia el huésped sumando inventario o destinos, podría valer la pena mantener la marca orientada al propietario de la empresa adquirida, y asegurar que la integración de ambos negocios sea lo más fluida posible.

En otras palabras: si adquieres negocios para crecer tu inventario, te irá mejor manteniendo la rotación baja, de lo contrario tu retorno de la inversión se verá seriamente afectado.

7. Cultivando una buena reputación: Una empresa sólida y con gran reputación es como la miel para las abejas.

Richard Vaughton, Director de Desarrollo de Negocio, Properly

Esta es literalmente la pregunta del billón de dólares y en la que ahora mismo muchos gestores y OTAs están centrados, y que yo mismo tuve que enfrentar varias veces en mi época de gestor.

Por supuesto, nunca hubo ni hay una solución milagrosa. “Cómo captar propiedades” quizá no sea la pregunta correcta o al menos haría falta otra más, pero primero un breve repaso a los métodos generalmente aceptados.

La estrategia común para aumentar el inventario suele depender de cómo esté estructurado tu negocio y de tu modelo de alquiler: ¿Tu empresa es de servicio completo o solo hace marketing y captación de huéspedes? ¿El inventario es urbano, regional, de lujo, de nicho, etc.?

Una vez decidido el foco, hay una enorme lista de actividades útiles para construir tu inventario y captar propietarios: usar datos del registro de la propiedad, redes sociales, anuncios de OTA, sitios de la competencia, listas de mailing, labor en campo local, acuerdos con inmobiliarias, prospección con desarrolladores, incluso anuncios en papel o colaboración con otros proveedores de servicios para anfitriones. Los eventos y ferias locales pueden ser útiles en temporada, o todo esto se puede agilizar usando servicios de terceros como Vintory.

Estas actividades son solo la mecánica y podrían requerir más de 20.000 palabras para describirlas. Aun así, puede que no generen recompensas y resulten una pobre inversión. Así que, antes de nada, considera la siguiente pregunta:

“¿Cómo aumentar conversiones de propietarios de forma rentable para crecer tu negocio de alquiler vacacional?”

La mayoría de gestores se mueve en el rango de 50-100 propiedades, los recursos son limitados y el boca a boca es como suelen crecer los negocios. Esto depende de la reputación y las conexiones. El marketing local ayuda, pero si haces bien lo básico, entonces esos valiosos dólares invertidos en marketing también verán mejores conversiones.

Como gestor, sueles estar estresado en temporada, pero, cuando puedas, da un paso atrás, respira hondo y revisa tu negocio desde el punto de vista de un propietario. Todos sabemos que los huéspedes reservan por buenas reseñas, fotos, eficiencia de reservas y comunicación. Adoptar y atraer propietarios no es tan diferente.

Piensa en lo que querrá un propietario:

• Una empresa responsable para cuidar de su propiedad, su dinero y sus huéspedes.
• Un negocio de calidad, estable, bien presentado y que entiende el sector de arriba a abajo.
• Personal involucrado, bien formado, informado y siempre atento.
• Presentación de sus propiedades de forma atractiva y actualizada.
• Excelente comunicación escrita y oral.
• Todo respaldado por buena tecnología que aporte datos fiables, muestre experiencia y ofrezca eficiencia a propietarios y huéspedes.

Las reputaciones se ganan y, una vez logradas, son una herramienta poderosa, sobre todo en las regiones locales donde la mayoría de los gestores compiten. Los propietarios buscan online pero quieren ese trato personal, así que construye una reputación, distribúyela a nivel local, promuévela en tu web, redes y medios profesionales.

Cultiva buenas reseñas de propietarios y huéspedes, contrata embajadores propietarios y usa técnicas de recomendación. Apunta a convertir el 100% del interés entrante, no el 0,1% de mil emails.

Elimina a aquellos propietarios que no estén dispuestos a invertir en sus viviendas o el pequeño porcentaje que absorbe el 90% de tu tiempo. No todo miembro del staff puede ejercer todos los roles, y menos aún convertir propietarios, así que enfoca en habilidades de captación personal. Y no olvides mantener a todos los propietarios informados y comprometidos en todo momento; reducir rotación es tan importante como las nuevas adquisiciones.

Si quieres crecer muy rápido, busca inversión, la necesitarás, pero no olvides lo básico. Una empresa sólida y con una gran reputación atrae como la miel a las abejas. Refina, pule, repite.

8. Los programas de embajadores y referidos son una de las principales vías que usan los administradores exitosos para expandir su inventario.

Vanessa de Souza Lage, Cofundadora y CMO, Rentals United

A través de nuestro podcast Secret Sauce, recopilamos muchas ideas y conocimientos fascinantes de administradores exitosos. Un tema recurrente es la captación de nuevas propiedades y cómo lo hacen las empresas de gestión.

Gracias a nuestras entrevistas con empresas de éxito, como Evolve, Frontdesk y Cottage Link Management (entre otras), descubrimos que estas cuatro vías son las principales para escalar su inventario:

1. Adquisiciones de empresas más pequeñas
2. Marketing de marca innovador
3. Programas de embajadores y referidos
4. Ofrecer servicios adicionales a los propietarios

En especial, Cottage Link Rental Management recibe 2-3 referidos al día de agentes inmobiliarios. Tienen un programa de referidos para propietarios y usan contenido en su web para atraer nuevos clientes también.

Heather Bayer, CEO de Cottage Link Rental Management (160 unidades en Canadá), afirmó: “Este año, el mercado de compra de segundas residencias ha explotado en todas partes. Así que nuestra principal fuente de referidos es nuestra red de agentes inmobiliarios. Les proporcionamos todo tipo de servicios, como una tasación para alquiler, para que tengan algo que ofrecer a sus nuevos compradores. A cambio, comparten nuestra información. Recibimos entre dos y tres [nuevos compradores] cada día. En segundo lugar, está el sistema de referidos de nuestros propietarios actuales y antiguos. Si refieren a un amigo u otra persona propietaria reciben una comisión preferencial.”

Una estrategia de captación de propiedades vacacionales bien desarrollada puede acelerar el crecimiento de tu negocio

Si eres propietario de una empresa de alquiler vacacional, aumentar tu inventario debe ser una prioridad si buscas hacer crecer el negocio. La demanda ya está presente. Los VRMs deben dar pasos concretos para ampliar su portafolio y aprovechar al máximo esa demanda. Por suerte, hay datos y tecnología que respaldan y aceleran este esfuerzo. Sin embargo, tu reputación siempre será el principal factor de éxito, y la reputación se cultiva haciendo bien lo fundamental en hospitalidad.